In zijn boek ‘Team op vleugels’ beschrijft Martijn Vroemen de 6 succesfactoren voor teamwerk en visualiseert dit in het ’teamwiel’. Een handig model waarin de 6 succesfactoren worden toegelicht, die in hun samenhang – indien vervuld – het ontstaan van een (h)echt team niet garanderen, maar wel dichterbij brengen.
Met het teamwiel kan een diagnose worden gemaakt van het team (of beter nog: samen met het team), zodat ik als teamcoach aan de juiste ‘knoppen kan draaien’. Teams zijn vaak uitstekend zelf in staat om het eigen functioneren met behulp van het teamwiel te evalueren. We starten de teamcoaching idealiter met de basisstappen: doelen, gezamenlijkheid en communicatie. Aansluitend wordt in overleg met het team de volgorde van de vervolgstappen bepaald, te weten verschillen, flexibiliteit en initiatief. Elke succesfactor komt in (bijvoorbeeld) een dagdeel teamcoaching aan bod om zo het team weer in beweging te krijgen en de ontwikkelpunten zichtbaar te maken.
Het teamwiel is rond:
- De zes factoren hangen onderling samen. Zo kun je geen open en directe communicatie hebben zonder respect voor elkaars verschillen.
- De factoren zijn in evenwicht. Als één ervan onder- of oververtegenwoordigd is, komt er een slag in het wiel.
Onder de afbeelding worden de succesfactoren toegelicht: elke factor kan – indien goed nageleefd door de teamleden – meehelpen bij het vormen van een effectief team. Het wiel kan zelfs worden aangevuld met specifieke factoren voor een team. Hoe meer spaken, hoe steviger het wiel. Het kan dus een dynamisch model zijn.
1. Motiverende doelen → resultaat: uitdaging
Deze succesfactor is even vanzelfsprekend als onvoldoende. Het hebben van een duidelijk omschreven doelstelling, het streven naar een concreet resultaat, dat is wat het team zin en identiteit geeft. Een goed en werkbaar doel zit allereerst bij elk teamlid in het hoofd. Iedereen kan het omschrijven, liefst in concrete, meetbare en specifieke termen. Het is vaak verrassend om te horen hoeveel verschillende antwoorden je krijgt als je vraagt aan een (management) team: ‘wat is jullie (gezamenlijke) doel?’. Werkbare doelen zijn niet alleen duidelijk; ze worden door iedereen gedragen. Het zit met andere woorden ook in het hart. Een goed doel is uitdagend: je wordt er warm van. Ten slotte moet iedereen het doel kunnen vertalen in werkzaamheden en rollen. In gedrag. Het doel zit dan ook in de handen.
2. Gezamenlijkheid → resultaat: verbinding
Hét kenmerk van teams is dat de verantwoordelijkheid gezamenlijk is. Je laat niet je collega’s de kastanjes uit het vuur halen. Voorwaarde is natuurlijk wel dat iedereen invloed en zeggenschap heeft. Je voelt je nou eenmaal niet snel verantwoordelijk voor iets dat je is opgedragen of afgedwongen. In de praktijk zie je hier regelmatig een flinke kloof tussen droom en daad. Samen besluiten nemen, is maar al te vaak een droom. De kaders, de systemen, het ‘moeten’ is te strak en managers kunnen het als puntje bij paaltje komt toch niet (los)laten. In succesvolle teams voelt men eigenaarschap. Zelf meebeslissen, gehoord worden, invloed kunnen uitoefenen; dat is wat mensen verbindt aan de doelen van het team en daarmee ook aan elkaar. Helaas schiet dit ook wel eens door. Iedereen wil overal iets van vinden met als gevolg dat uiteindelijk niets tot stand komt.
3. Communicatie → resultaat: helderheid
Communicatie is de smeerolie in het team. Zonder uitwisseling van informatie tussen teamleden is er geen mogelijkheid voor samenwerking. Maar communicatie is meer dan alleen het overdragen van benodigde (project)informatie. Het gaat ook over het kneden van relaties, het creëren van een netwerk en het verzorgen van de nodige helderheid. Teams waarvan de leden geografisch verspreid zijn, hebben daarom een handicap. Maar zelfs als iedereen in dezelfde kantoortuin zit, wil dit nog niet zeggen dat er goede communicatie is. Je hoort soms mensen klagen over wederzijds onbegrip als zij slechts door een ladekast of systeemwandje van elkaar gescheiden zijn. Vooral als het druk is of als er weinig vergaderdiscipline is, ligt gemakzucht op de loer. Eventuele onvrede vindt dan makkelijk een uitweg in geroddel bij de koffieautomaat. Geen somber plaatje, maar praktijk in elk kantoor. Wat helpt is: leren om goed en gericht te vergaderen en om eerlijke feedback te (durven) geven aan elkaar zonder dat het te veel pijn doet.
4. Verschillen → resultaat: vertrouwen
Vraag aan mensen wat de basis is voor een goed team en iedereen zal ‘vertrouwen’ zeggen. Vertrouwen is in veel organisaties schaars: het komt te voet en gaat te paard. Vooral in een omgeving waarin mensen op individuele prestaties worden ‘afgerekend’, waarin men overal politiek gedrag om zich heen ziet en waarin om de haverklap onzorgvuldig met mensen wordt omgegaan in over elkaar buitelende verandertrajecten. Daar komt nog een complicerende factor bij: in teams is het hebben van verschillende vaardigheden, karakters en kwaliteiten een voordeel, maar juist in die verschillen ligt ook de mogelijke bron van onbegrip en conflict. Daarom moet er in elk team aandacht voor elkaar zijn en respect en waardering voor elkaars verschillen. Het kan dus geen kwaad elkaar wat beter te leren kennen en dat gaat verder dan de wekelijkse ‘vrijmibo’ of eens per jaar een avond bowlen en steengrillen.
5. Flexibiliteit → resultaat: ontwikkeling
De roep om rust en regelmaat klinkt in veranderingsgezinde organisaties luider dan ooit. Toch moet ook het succesvolle team met (constante) verandering leren omgaan. Niet omdat we verandering nou zou leuk vinden, maar omdat het een gegeven is. Zo’n verandering kan van buiten het team komen, zoals een wijziging van de project- of productspecificaties. Of de verandering komt als het ware van binnenuit, omdat teamleden op nieuwe ideeën komen en doelen of werkwijzen ter discussie willen stellen. Een flexibele opstelling is dan handig. Dat geldt ook wanneer de samenstelling van een team wijzigt. Zoiets vraagt veel van het aanpassingsvermogen van teamleden, omdat bij vertrek of komst van een teamlid de interne dynamiek vaak ingrijpend verandert.
6. Initiatief → resultaat: energie
Initiatief tonen betekent dat de teamleden daden aan woorden koppelen. Dat ze actief zijn in plaats van passief en dat ze uit eigen beweging ergens aan beginnen. Niemand heeft iets aan een goed idee als het niet wordt opgepakt. Verantwoordelijk zijn betekent dat je niet alleen problemen waarneemt, maar dat je ook tot handelen overgaat. Initiatief tonen, is verder kijken dan je functieprofiel lang is. Een gebrek aan initiatief is niet alleen nadelig voor het team; het is tevens één van de duidelijkste signalen dat het niet goed zit. Deze laatste succesfactor is daarom hét bewijs van gezonde samenwerking. Voor teamleiders en managers kan deze laatste succesfactor een persoonlijke kwelling zijn. Enerzijds willen ze graag dat het team ‘zelf’ denkt en doet. Anderzijds kunnen ze het vaak niet laten ‘om het zelf te doen’. Toch is het geven van ruimte en vertrouwen waar het om draait. Tenminste, als je écht een team wenst waar het bruist en waarin mensen pro-actief zijn.
De bovengenoemde 6 succesfactoren zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Het is een onderling verbonden geheel. Een team functioneert net als een wiel: als één spaak onder- of oververtegenwoordigd is, komt er een slag in het wiel. Als er ook maar één frustratie is binnen het team, dan betekent dit een risico voor het goed functioneren van een team.
Een team dat elkaar vertrouwt, kwetsbaarheden bespreekbaar maakt, constructieve conflicten durft te voeren, commitment geeft aan afspraken, zich verantwoordelijk voelt, elkaar aanspreekt en waar aandacht is voor het gezamenlijke resultaat (in plaats voor individuele ego’s) groeit en wordt elke dag beter en sterker.
Vanzelfsprekend zorgt dit voor een beter team- en organisatieresultaat, maar vooral ook voor betrokken en gemotiveerde medewerkers!