‘Mijn deur staat altijd open’, zei een directeur onlangs tevreden tegen me. Hij zei het heel vriendelijk, menselijk en bereikbaar. Het klonk als een mooi gebaar. Oprecht ook.

Toch gebeurde het niet. Medewerkers lopen niet zomaar naar binnen. Met deze zin ga je eigenlijk achteroverleunen: kom maar naar mij als er iets is. Je legt het initiatief bij de ander, want jouw deur staat immers al open.

Alleen die deur openzetten doet niet zo veel. Het is passieve beschikbaarheid. Het gaat vooral over de drempel, want die is vaak (te) hoog. En dan helpt het niet om passief je deur open te zetten en af te wachten. Het gaat niet om de uitspraak, maar om het gedrag.

Het vraagt van je als leider dat je actief bouwt aan een drempelloze omgeving waarin mensen ervaren dat ze welkom zijn. Het vraagt om nieuwsgierigheid en aanwezigheid.

Nieuwsgierig zijn vraagt om een actieve houding. Dus niet een rondje ‘goedemorgen’ langs de bureaus, maar oprecht aanwezig zijn en oprechte vragen stellen. Niet alleen vragen naar de stand van zaken van dat ene project, maar vraag ook hoe het met iemand gaat vandaag, wat iemand geleerd heeft, waar iemand trots op is, hoe het met iemands dochter gaat of wat iemand graag anders ziet. Mensen voelen zich daardoor gezien en gehoord en het vertrouwen kan gaan groeien.

Maar vertrouwen komt te voet en gaat te paard, dus als leider heb je hieraan continu te werken. Medewerkers hebben vertrouwen nodig om te weten dat het zinvol is om bij de leider binnen te stappen. Er speelt tenslotte ook altijd een hiërarchische verhouding mee en dus de vrees om zich volledig open op te stellen.

En dan is er natuurlijk ook nog die drempel.

Die drempel is niet vandaag ontstaan; die heeft een geschiedenis. Misschien hebben mensen in dit team ooit geleerd dat binnenlopen gelijk staat aan storen. Of dat je eerst zelf je problemen moet oplossen voordat je ermee naar je leidinggevende gaat. Misschien is er in het verleden niet echt geluisterd of leverde het weinig op. En soms is het subtieler: een volle agenda, de telefoon die net weer gaat of het gevoel dat het nu even niet uitkomt. Zo ontstaan allerlei belemmerende overtuigingen die medewerkers ervan weerhouden om bij de leidinggevende binnen te stappen. Die open deur werd een dichte deur.

Vanuit systemisch perspectief is dat gedrag logisch. Mensen passen zich aan aan wat er eerder wel en niet werkte. Of wat ze in het verleden hebben (af)geleerd. En dat aangepaste gedrag blijft bestaan, ook als de context al veranderd is.

Dus jij kunt als (nieuwe) leidinggevende vinden dat je toegankelijk bent en je deur letterlijk wagenwijd openzetten, maar het systeem bepaalt of dat ook zo wordt ervaren.

Hoe verlaag je als leider de drempel?

Ook hier niet wachten tot iemand die drempel overgaat, maar zelf in beweging komen. Loop naar medewerkers toe. Toon initiatief, ook zonder directe aanleiding. Maak het contact klein en – hoe kan het ook anders 😉 – laagdrempelig. Niet meteen met grote vragen, maar gewoon: hoe gaat het met je vandaag, waar ben je mee bezig, waar loop je op vast, kan ik je ergens mee helpen? Vraag ook eens naar het gezin, een hobby of een huisdier. Dit doet vaak wonderen en opent het gesprek. En als iemand dan iets vertelt, luister aandachtig en vraag door.

Belangrijk hierbij is dat je iets doet met de ontvangen informatie en dat ook weer terugkoppelt. Ook als je er niets mee doet, leg dan uit waarom niet. Dat maakt dat medewerkers zich gehoord en serieus genomen voelen. Dat het zin heeft dat ze iets met jou als leider bespreken. Of als je het antwoord niet weet, benoem dat ook. Het is heel menselijk dat je niet op alle vragen een antwoord hebt. Het maakt je ook als leider raakbaar.

En misschien nog belangrijker: benoem wat je ziet of merkt. Maak het bespreekbaar. Bijvoorbeeld: ‘Ik heb mijn deur voor jullie openstaan, maar merk dat jullie niet snel binnenlopen. Klopt dat?’

Dat soort zinnen haalt de lading eraf en zijn mooie gespreksopeners. Niet over schuld, maar onderzoekend. Over wat er mogelijk in het verleden is ontstaan.

Toegankelijkheid zit dus niet in een open deur.

Het zit in herhaald gedrag dat laat zien dat je echt beschikbaar, bereikbaar en zichtbaar bent. Met oprechte nieuwsgierigheid en kwalitatieve aanwezigheid. Dat het oké is om binnen te lopen en dat het een positieve ervaring wordt. Zodat die belemmerende overtuiging wordt omgezet naar een stimulerende overtuiging.

En dat vraagt iets anders dan de deur openzetten en afwachten. Het vraagt dat jij als leidinggevende de eerste stap zet. En die blijft zetten.

Eens over sparren? Neem gerust contact met me op.