Stel je voor: je zit met een groep collega’s of teamleden in een ruimte. Koffie in de hand, beetje gespannen misschien, want er staat een belangrijke meeting op de planning. Maar in plaats van direct in de actie te duiken, start je met… een check-in. Klinkt simpel, maar dit ogenschijnlijk kleine ritueel maakt een wereld van verschil.

Wat is een check-in en waarom werkt het?

De check-in is een van de technieken uit Deep Democracy. Deep Democracy is een gespreks- en besluitvormingsmethodiek die begin jaren ’90 ontstond in Zuid-Afrika en gaat om het benutten van alle perspectieven in een groep. Juist ook de afwijkende en die van de minderheid. Het is erop gericht dat ‘dat wat gezegd moet worden, ook gezegd kan worden’.

Om dat te kunnen doen, moet er eerst een basis van vertrouwen zijn. En precies daar helpt een check-in bij. Het breekt het ijs, heeft een positief effect op de mate van verbinding en inclusie en haalt eventuele ‘ruis’ van de lijn. Het zorgt ervoor dat iedereen verbinding maakt met de bijeenkomst, zodat het ‘rennen en vliegen’ van thuis of het werk even opzij wordt gezet.

De check-in in de praktijk

In de teamsessies of overleggen die ik (bege)leid, start ik altijd met een check-in. Iedereen geeft antwoord op een open vraag. De vraag sluit meestal aan bij de context van de sessie. Denk aan:
‘Wat moet vandaag zeker op de agenda komen?’,
‘Wat is vandaag belangrijk voor jou om…?’ of ‘Hoe is het voor jou om vandaag hier te zijn?’. Of ik start simpelweg met het ‘stoplicht’: geef met een kleur aan hoe je in je vel zit. Of hoe je erbij zit. Eventueel met een paar vervolgvragen: ‘Wat heb je nodig om je beter te voelen?’ of ‘Wat helpt om je goed te blijven voelen?’.

Als begeleider check ik vaak zelf ook in, als eerste. Door open, persoonlijk en eerlijk te zijn, nodig ik anderen uit dat ook te doen. In de hoop gedachten naar boven te halen, die anders misschien geen ruimte of ‘stem’ zouden krijgen. Een check-in vergroot de effectiviteit van een bijeenkomst. Het lijkt in eerste instantie voor vertraging te zorgen, maar het leidt uiteindelijk tot meer verdieping én versnelling.

Wat brengt de check-in?

Een check-in is een eenvoudige methodiek, maar erg waardevol. Er is focus en aandacht voor elkaar en alles mag worden gezegd. Iedereen kan zich uiten zonder meteen in een moeilijke discussie te belanden. Alles wat wordt gezegd en gedeeld, wordt onderdeel van de groep en mag er zijn. Het groepsbewustzijn vergroot en de ‘waterlijn’ zakt. Hierdoor ontstaat meer rust en verbinding.

Tip!

De check-in is misschien wel het meest onderschatte onderdeel van een goed gesprek of overleg. Het kost weinig tijd, maar levert veel op. Dus: zit je binnenkort met een groep bij elkaar? Probeer het eens. Het maakt het verschil tussen een ‘vergadering’ en een écht gesprek.

De bron van de afbeelding over het groepsbewuste is mij onbekend. Herken je het ontwerp als jouw werk? Laat het me weten; dan voeg ik de bronvermelding toe.