In de teamtrainingen die ik geef, start ik vaak met een check-in. Een check-in is een ronde bij de start van een bijeenkomst of teamsessie, waarbij iedereen antwoord geeft op een open vraag. De vraag die gesteld wordt, is een vraag die relevant is voor de context van de sessie. Een vraag kan bijvoorbeeld zijn ‘hoe is het voor je om vandaag hier te zijn?’, ‘wat moet vandaag zeker op de agenda komen?’ of ‘wat is vandaag belangrijk voor jou om…?’.

Een goede check-in verbindt, vergroot het groepsbewustzijn, creëert veiligheid en laat de effectiviteit van een bijeenkomst groeien. Het brengt aanvankelijk vertraging in de sessie om uiteindelijk verdieping en versnelling te veroorzaken. Een check-in is een eenvoudige methodiek, maar erg waardevol. Het zorgt ervoor dat iedereen verbinding maakt met de bijeenkomst, zodat het ‘rennen en vliegen’ van thuis of het werk even opzij wordt gezet. Er is focus en aandacht voor elkaar en alles mag worden gezegd. Iedereen kan zich uiten zonder direct in een moeilijke discussie te verzanden.

Als begeleider van de groep check ik zelf ook in, als eerste. Door zelf open, persoonlijk en eerlijk te zijn, probeer ik het veiliger voor anderen te maken om dit voorbeeld te volgen. In de hoop gedachten naar boven te halen, die anders misschien geen ruimte of ‘stem’ zouden krijgen. Alles wat wordt gezegd en gedeeld, wordt onderdeel van de groep en mag er zijn. Het groepsbewustzijn wordt vergroot en de ‘waterlijn’ zakt. Er wordt rust en veiligheid gecreëerd. Hiermee is de check-in van grote toegevoegde waarde voor de rest van de bijeenkomst, waardoor onderwerpen makkelijker bespreekbaar worden en je sneller ‘to the point’ kunt komen.

Een check-in is eenvoudig te doen en zorgt dat iedereen echt bij de bijeenkomst aanwezig is. Ik maak voor de check-in gebruik van een aantal randvoorwaarden vanuit de methodiek Deep Democracy: popcorn-stijl, sharing & dumping en tijd.

Popcorn-stijl: ‘pop when you’re hot’. We gaan niet het rijtje af, maar wie iets wil zeggen, neemt de ruimte. Als je het rijtje af gaat, bestaat het gevaar dat mensen niet meer horen wat de ander zegt, omdat ze aan het nadenken zijn over wat ze dadelijk zelf gaan zeggen.

Sharing & dumping: het is geen discussie of gesprek. Er wordt niet gereageerd op wat anderen zeggen. Er wordt geluisterd en niet naar verduidelijking gevraagd. Alles mag er zijn, waardoor een sfeer van openheid en vertrouwen ontstaat.

Tijd: neem de tijd die nodig is, ‘wetende dat de bijeenkomst een tijdsduur heeft en iedereen aan bod wil komen’. Maak tijd een gedeelde verantwoordelijkheid. En: het mag best even stil zijn. Er gaat vanzelf weer iemand praten.

Ik wens je veel mooie teamsessies en andere bijeenkomsten toe! En vergeet je ook niet uit te checken zodat mensen goed uit de sessie kunnen stappen?