Hoe een eenvoudig sturingsmodel helpt om overzicht, samenhang en beweging te creëren.

Je kent het misschien wel. Er ligt een stevige opdracht, er zijn ambities en volop ideeën. Tegelijkertijd zijn er veel betrokkenen, verschillende belangen, onderlinge afhankelijkheden en vraagstukken die allemaal aandacht vragen. Waar begin je? Wat moet eerst? En wie pakt wat op?

Voor je het weet, zit je met je hoofd vol losse puzzelstukjes. Je weet dat ze bij elkaar horen, maar het totaalplaatje is nog niet zichtbaar.

In mijn werk kom ik dit regelmatig tegen. En eerlijk gezegd herken ik het ook bij mezelf. Juist wanneer een opdracht veelomvattend is, helpt het mij om eerst structuur aan te brengen. Niet om alles vast te zetten, maar juist om ruimte te creëren voor overzicht, keuzes en beweging.

Een model dat ik daarvoor graag gebruik, is Richten – Inrichten – Verrichten. 

Richten, inrichten en verrichten: drie eenvoudige vragen

Het mooie van dit sturingsmodel vind ik de eenvoud. In de basis draait het om drie vragen:

Richten: Waarom doen we dit en waar willen we naartoe?

Wat is de bedoeling? Wat willen we bereiken en welke keuzes maken we? Hier gaat het om koers bepalen, ambities vertalen naar concrete doelen en prioriteiten stellen. Ook de vraag wat we níét gaan doen, hoort daarbij.

Inrichten: Wat is er nodig om dat mogelijk te maken?

Welke structuur, cultuur, mensen, rollen, verantwoordelijkheden, processen, systemen en middelen zijn nodig? Hoe organiseren we de samenwerking, de beslisruimte en de interne en externe communicatie? Hier vertalen we de gekozen richting naar een organisatie die in staat is om die ambities waar te maken.

Verrichten: Hoe gaan we het daadwerkelijk doen?

Hier komt het aan op uitvoering. Wie doet wat, wanneer en met welk resultaat? Hoe volgen we de voortgang, wat leren we onderweg en waar moeten we bijsturen?

Drie vragen die eenvoudig klinken, maar in de praktijk behoorlijk wat denkwerk kunnen vragen.

Van een hoofd vol puzzelstukjes naar een samenhangend geheel

Bij een van mijn huidige opdrachten gebruiken we dit model om grip te krijgen op een omvangrijke en complexe opgave. Er moet veel gebeuren, er zijn verschillende partijen betrokken en tal van onderwerpen hangen met elkaar samen.

De eerste neiging kan dan zijn om direct aan de slag te gaan. Er is immers genoeg te doen.

Door de verschillende vraagstukken langs richten, inrichten en verrichten te leggen, ontstaat meer overzicht. Wat vraagt eerst om een richtinggevende keuze? Wat moeten we organiseren om verder te kunnen? En wat kunnen we nu al oppakken? Zo wordt duidelijker waar prioriteiten liggen, welke onderwerpen van elkaar afhankelijk zijn en wie waarvoor aan zet is.

Door samen op deze manier naar de opgave te kijken, groeit ook het gedeelde beeld van wat er moet gebeuren en welke keuzes nodig zijn. Niet alleen overzicht dus, maar ook een gezamenlijke basis. Een heldere richting werkt als een magneet: het verbindt mensen rondom een gezamenlijk doel en helpt om afleiding en ruis te verminderen.

Zo wordt het model meer dan een manier om informatie te ordenen. Het helpt om slim te organiseren, samenhang aan te brengen en beweging mogelijk te maken.

Een structuur op papier is nog geen organisatie in beweging

Daar zit voor mij ook een belangrijke nuance. Er zit een verschil tussen de papieren wenselijkheid en de geleefde werkelijkheid.

Je kunt de richting nog zo helder formuleren en de inrichting zorgvuldig uitwerken, maar organisaties bestaan uit mensen. Mensen met verschillende perspectieven, ervaringen, belangen en verwachtingen.

Bovendien begin je nooit met een blanco vel. Er is al een geschiedenis, er zijn bestaande verhoudingen en patronen die in de loop van de tijd zijn ontstaan. Wat op papier logisch lijkt, hoeft in de praktijk niet vanzelfsprekend te werken.

Daarom kijk ik niet alleen naar de structuur en de inhoud, maar ook naar wat er tussen mensen gebeurt. Is er voldoende duidelijkheid over ieders plek en verantwoordelijkheid? Worden verschillende belangen besproken? En voelen mensen zich daadwerkelijk betrokken bij de opgave?

Een sturingsmodel helpt om te ordenen, maar het gesprek met elkaar blijft minstens zo belangrijk.

Geen stappenplan dat je één keer doorloopt

Richten, inrichten en verrichten zijn wat mij betreft ook geen drie opeenvolgende stappen die je netjes afvinkt.

In de praktijk beïnvloeden zij elkaar en beweeg je voortdurend heen en weer. Tijdens de uitvoering ontdek je bijvoorbeeld dat een proces anders ingericht moet worden. Of dat een eerder gemaakte keuze toch niet zo goed aansluit bij de werkelijkheid. Dan ga je terug, onderzoek je wat nodig is en stel je bij.

Dat is geen teken dat het oorspronkelijke plan niet goed was. Het hoort bij organiseren en ontwikkelen in een omgeving die voortdurend verandert.

Eenvoud als kracht

Natuurlijk zijn er veel meer modellen en methodieken om organisaties en veranderopgaven te structureren. En niet iedere situatie vraagt om dezelfde aanpak.

Wat mij aanspreekt in richten, inrichten en verrichten, is dat het helpt om ingewikkelde vraagstukken terug te brengen tot een paar wezenlijke vragen, zonder de complexiteit van de werkelijkheid uit het oog te verliezen.

Het brengt rust in een hoofd vol ideeën, maakt afhankelijkheden zichtbaar en helpt om keuzes en verantwoordelijkheden concreet te maken.

En misschien is dat wel de grootste waarde: dat het model helpt om samen de juiste vragen te stellen.

Herkenbaar?

Speelt er binnen jouw organisatie een complex vraagstuk waarbij veel tegelijk aandacht vraagt? Soms helpt het om samen opnieuw overzicht en samenhang aan te brengen. Ik denk graag met je mee over wat er nodig is om richting te bepalen en beweging te creëren. Bel, app of mail me gerust.